Organisasjon

Idrettens regelverk

Norges idrettsforbunds (NIF) lov er grunnlag for alt regelverk som gjelder i norsk idrett. På idrettsforbundets juss-sider finnes gode veiledere og kommentarutgaver til loven.

I tillegg skal alle idrettslag ha en egen lov, basert på en fast mal. Denne kalles lovnorm for idrettslag. Lovnormen er ufravikelig og inneholder et minimum av det idrettslaget må ha i sin egen lov. Idrettslaget kan vedta tillegg til loven, men tilleggene må ikke være i strid med normen. Alle idrettslag må legge inn idrettslagets navn og hvilken idrettskrets, idrettsråd og hvilke(t) særforbund de tilhører (for eksempel Vestland idrettskrets, Bergen idrettsråd, Norges studentidrettsforbund og Norges basketballforbund). Antallet som skal velges til verv på årsmøtet må også legges inn.

Alle lovendringer må vedtas på årsmøtet gjennom to-tredjedels flertall og fremgå av protokollen. Dersom årsmøtet vedtar lovendringer, skal protokollen sendes til idrettskretsen. Ved endringer i NIFs lov plikter styret å endre egen lov slik at den er i tråd med NIFs lov. Slike lovendringer behøver ikke vedtas av årsmøtet. Endringer skal gjøres kjent i organisasjonen så snart de er vedtatt av styret.

Visjon og Verdier

Studentidrettslaget bør ha sin egen visjon og sine egne verdier. Visjon og verdier kan på mange måter beskrives som klubbens overordnede styringsprinsipper, som skaper en god grunnmur for daglig drift og ved beslutningstaking.

Visjon

En visjon er en ønsket fremtidig situasjon som beskriver hva en organisasjon skal jobbe mot, som en forklaring på hvorfor folk er med og gjør en innsats for akkurat ditt studentidrettslag. Visjonen forteller hva klubben skal strekke seg etter og skape sammen, og skal gi retning for klubbarbeidet. Det kreves god kommunikasjon for at visjonen skal kunne omsettes til handling. Formuleringen bør være tydelig og enkel slik at den forstås av alle og skaper en følelse av en felles drøm. F.eks. har Norges studentidrettsforbund visjonen «Vi skaper fremtidens idrett!».

Verdier

Verdier eller verdiord skal være veiledende for styring og oppførsel i studentidrettslaget. Når verdier skal velges eller endres, er det viktig å involvere mange, slik at verdiordene treffer best mulig. Verdiene i idrettslaget bør bidra til følgende:

• Å skape et godt klubbmiljø, der alle tar godt vare på hverandre
• Å skape gode holdninger, som fører til et godt treningsklima
• Å være en klubb som er kjent for godt samarbeid og god oppførsel
• Å bli tydelige, få frem det som skiller studentidrettslaget fra andre klubber og foreninger

Eksempel: Verdiord til Norges studentidrettsforbund er Engasjerende, Kunnskapsrike, Utfordrende og Humørfylte

Virksomhetsplan

En virksomhetsplan er en plan som beskriver studentidrettslagets identitet og utviklingsarbeid. Det hele skal munne ut i en oversikt over studentidrettslagets visjon, verdier og virksomhetsidé. Man kan også inkludere et organisasjonskart og mål.

En god virksomhetsplan bør inneholde:

1. Visjon – Det vi ønsker å strekke oss etter og skape i framtiden
2. Verdigrunnlag – Hva er viktigst for oss og hvordan vi skal vi være?
3. Virksomhetsidé – Hva skal vi drive med, og for hvem?
4. Hovedmål – Det klubben skal oppnå og bli – konkrete mål
5. Innsatsområder – Hvordan når vi hovedmålet?
6. Delmål – Konkrete steg mot hovedmålet
7. Virkemidler – Midlene vi skal benytte for å oppnå målene
8. Handlingsplan – (samlet for alle områder eller delplaner på hvert område) Definere de konkrete tiltakene som skal gjøres for hvert delmål, hvem som er ansvarlig, når tiltakene skal gjøres og med hvilke ressurser

Spør deg selv hvor ditt studentidrettslag står med tanke på strategi, budsjett og langtidsplaner – hvilket stadium er klubben på?

Det planløse stadiet (1)

• Ikke plan, penger tildeles og brukes når ting oppstår i løpet av året.

Budsjetteringsstadiet (2)

• Tilfeldige planer på ting som skal skje.
• Penger fordeles etter oppsatt budsjett, men ofte uten bestemte tiltak.

Handlingsplanstadiet (3)

• Plan først, så penger.
• Pengene fordeles i forhold til planlagte tiltak og enkelte mål.

Stadiet for strategisk planlegging (4)

• Langsiktig plan med mål for flere år og med definerte strategier.
• Penger fordeles i forhold til langsiktige prioriteringer og mål som deles opp i årlige handlingsplaner med kontinuitet mot hovedmålene.

Årsmøtet

Årsmøtet er klubbens høyeste myndighet og avholdes hvert år innen utgangen av mars. Årsmøtets oppgaver er nærmere beskrevet i lovnormen og på idrettsforbundets nettsider. For å ha stemmerett og være valgbar må et medlem fylle 15 år inneværende kalenderår, vært medlem i klubben i minst én måned og ha betalt medlemskontingent. I lovnormen fremgår det også hvordan årsmøtet skal innkalles. Innkalling skal skje direkte til medlemmene. Klubben kan innkalle på annen forsvarlig måte, for eksempel på idrettslagets nettside, facebook eller annen plattform idrettslaget normalt bruker til medlemsinformasjon.

Årsmøtet legger grunnlaget for styrets arbeid i året som kommer og er en arena for å lande året som gikk. Alle som ønsker å være med på å bestemme hva klubben skal gjøre, og hvordan den skal drives, bør delta på årsmøtet.Før gjennomføringen av årsmøtet skal det forberedes en rekke dokumenter. Disse sakspapirene skal sendes ut senest 1 uke før gjennomføring av årsmøtet, slik at medlemmene har tid til å forberede seg. Årsmøtet kan gjennomføres fysisk og digitalt.

Idrettens medlemssystem

Ved innmelding i idrettslaget skal medlemmene registreres med navn, fødselsdato, adresse, epostadresse og telefonnummer. Medlemmene skal meldes inn i klubbens medlemssystem som enten er «Klubbadmin» eller et medlemssystem som tilbys av integrasjonspartner med avtale med NIF.  Alle som tidligere har vært medlem i norsk idrett har en egen personlig side på «Min Idrett». Har man ikke det må det opprettes en bruker på minidrett.no. Her kan du som medlem, utøver, tillitsvalgt eller administrativ ansatt melde deg på arrangementer og kurs, endre dine egne personopplysninger, betaler lisenser, se dine kommende aktiviteter og andre funksjoner og tjenester som kan være aktuelle og interessante for deg.

Idrettslaget må også fakturere sine medlemmer for medlemsavgifter gjennom et medlemssystem godkjent av NIF. Dette er særlig viktig å merke seg de stedene medlemshåndteringen skjer i samarbeid med f.eks. studentforening, samskipnaden eller treningssenter.Når man vil bli medlem i en klubb, kan man ikke ha uoppgjorte økonomiske forpliktelser til idrettslag eller andre organisasjonsledd i NIF. Alle som har betalt medlemskontingent i klubben, er medlemmer. Medlemskap regnes fra den dagen kontingenten er betalt.

Økonomi og økonomistyring

Styret er kollektivt ansvarlig for at idrettslagets midler brukes og forvaltes på en forsiktig måte i tråd med vedtak på årsmøte eller overordnet ledd. Det er viktig at styret som helhet setter seg inn i dette, og at styret har en økonomiansvarlig/kasserer som tar oppgaven på alvor. For å forenkle dette arbeidet har NIF utarbeidet en verktøykasse for økonomistyring. De to mest sentrale styringsverktøyene klubben bør bruke og kjenne til er budsjett og regnskap.

Rutiner

Idrettslaget bør utarbeide et årshjul for gjennomføring av årets økonomirutiner der alle frister settes i henhold til disse rutinene. Det er økonomiansvarlig/kasserer som følger opp økonomien mellom styremøtene. Status på økonomien bør være en styresak på samtlige styremøter.

Budsjett

Idrettslaget bør utarbeide et budsjett som inneholder alle hovedposter i regnskapet. Budsjettet vedtas på idrettslagets årsmøte, og er veiledende for styrets arbeid. Ved behov justerer styret budsjettet gjennom året. Budsjett for gruppene skal alltid godkjennes av hovedstyret.

Budsjettet skal være forståelig for medlemmene. Idrettslaget anbefales å bruke forenklet norsk standard kontoplan for å kunne få en god oversikt over kontoklassene. For å sikre god økonomistyring registreres budsjettene sammen med regnskapet (for eksempel i regnskapssystemet) slik at regnskapet kan sammenlignes med årets budsjett, både på gruppenivå og for idrettslaget som helhet. Både inntekter og kostnader skal fremkomme av budsjettet.

Eksempel på Inntekter:

• Tildelinger og støtte
• Sponsorkontrakter
• Medlemsinntekter
• Faste dugnader
• Arrangementsinntekter

Eksempel på kostnader:

• Aktivitetskostander
• Arrangementskostnader
• Kontrakter og avtaler
• Lønn/honorar
• Anlegg og leie
• Administrative kostnader

Budsjettet skal være realistisk, og det skal ikke gå i underskudd med mindre det kan dekkes av positiv egenkapital. Det kan være nyttig å også utarbeide et likviditetsbudsjett, for å til enhver tid skal kunne ha oversikt over at det har tilstrekkelig med midler på bankkonto. Likviditetsbudsjettet hjelper idrettslaget å holde orden på kontantbeholdningen gjennom året. Likviditetsbudsjettet utarbeides årlig, men bør oppdateres hvert kvartal. Idrettslagets årshjul, budsjett og likviditetsbudsjett ligger som vedlegg til idrettslagets økonomihåndbok (se under)

Regnskap

Alle idrettslag er regnskaps- og revisjonspliktige, og skal utarbeide et årsregnskap som fastsettes etter regnskapsårets slutt. Årsregnskapet skal undertegnes av samtlige styremedlemmer. Idrettslaget skal følge alminnelig lovgivning for regnskap, og dersom idrettslaget har en årlig omsetning på fem millioner kroner eller mer, skal det engasjeres revisor. Dette er beskrevet i NIFs lov § 2-11 (Se maler og eksempel i verktøykasse).

Fullmakter i studentidrettslaget

Hovedstyret i klubben kan delegere myndighet til enkelte personer (og grupper) i idrettslaget. Uten fullmakt fra hovedstyret kan verken enkeltpersoner eller undergruppe(styre)r forplikte idrettslaget økonomisk eller inngå avtaler, f.eks. en sponsoravtale på drakter. Idrettslaget bør opprette en fullmaktsmatrise for å ha god oversikt over dette (se eksempel i verktøykasse). Hvem som har signaturrett og prokura skal også oppgis i Brønnøysundregisteret. En oversikt over hva som inngår i hver enkelt rolle bør ligge i klubbens rollebeskrivelser.

Bilag

Alle typer regnskapsbilag skal løpende leveres til klubbens økonomiansvarlig/kasserer, men senest innen fastsatt frist i internt årshjul. For arrangementer eller andre aktiviteter skal bilag leveres til økonomiansvarlig umiddelbart etter gjennomføring.

Internregnskap for lag/grupper

Kasserer/økonomiansvarlig bokfører alle kostnader og inntekter med avdelings-/prosjektkoder for å spesifisere på gruppe- og lagsnivå. Det bør utarbeides et internregnskap for grupper og lag hvert kvartal. Når lag-/gruppeleder mottar sitt internregnskap kontrolleres dette mot budsjett. Dersom internregnskapet ikke stemmer (eller avviker vesentlig fra budsjettet) bør lag-/gruppeleder ta kontakt med kasserer/økonomiansvarlig.

Avstemming av balansen (eiendeler og gjeld)

Studentidrettslaget avstemmer alle balanseposter minimum én gang pr. år. Bankkonti avstemmes månedlig, offentlige avgifter (skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift) pr. termin og øvrige balansekonti på kvartalsnivå (eller oftere hvis behov). Alle balanseposter skal avstemmes pr. 31.12, og det er kun reelle eiendels- og gjeldsposter som skal stå i klubbens balanse.

Årsregnskap

Årsavslutning skjer den 31.12 hvert år. Klubbens årsregnskap inneholder resultatregnskap for hele studentidrettslaget (inkludert gruppene), en balanseoversikt (eiendeler, gjeld og egenkapital) samt et noteoppsett med pliktige (og relevante) opplysninger. Årsregnskapet signeres av alle styrets medlemmer og fremlegges på årsmøtet i revidert versjon.Pr. 31.12 bør studentidrettslaget gå gjennom sine regnskap for å:

• Avsette for opptjente inntekter (inntekt som gjelder år 1, men man får den først innbetalt i år 2).
• Periodisere forskuddsbetalte inntekter (man har mottatt innbetaling i år 1, men den gjelder for år 2).
• Avsette for påløpte kostnader (kostnaden gjelder år 1, men faktura e.l. kommer ikke før i år 2)
• Periodisere forskuddsbetalte kostnader (faktura betales i år 1, mens kostnaden gjelder år 2)

Økonomiske misligheter

Økonomiske misligheter er en fellesbetegnelse for tyveri, underslag i kasse og bank, korrupsjon, regnskapsmanipulasjon, urettmessig belastning av private utgifter mm. Hvis det er mistanke om økonomiske misligheter eller det avdekkes økonomiske misligheter i klubben, skal det søkes bistand hos f.eks. idrettskretsen, studentidrettsforbundet, evt. revisor, regnskapsfører og/eller kontrollutvalg.

Merverdiavgift

Idrettslag kan søke om kompensasjon for merverdiavgift (momskompensasjon) hvert år. Formålet med ordningen er å kompensere de kostnader som frivillige organisasjoner har til merverdiavgift ved kjøp av varer og tjenester.

Skatt

Idrettslag er i utgangspunktet ikke skattepliktige, men dersom idrettslaget har ansatte, utbetaler honorarer over 10.000 kr, kjøregodtgjørelse e.l., kan dette medføre innberetningsplikt og plikt til å betale arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk. Se skatteetatens informasjon om skatt for frivillige organisasjoner.

Studentidretten er preget av hyppig utskiftning av styremedlemmer og frivillige. For å sikre god overlapp og sunn klubbdrift er det viktig at kunnskap forblir i organisasjonen og ikke forsvinner ut med personene som har besittet de frivillige vervene. Et nyttig verktøy som bidrar til dette, og som også bidrar til forutsigbarhet og tydelighet internt i styret, er beskrivelser av arbeidsoppgavene til de ulike rollene. Vi anbefaler at studentidrettslag utarbeider stillingsbeskrivelser for minimum leder, nestleder, økonomiansvarlig og sekretær.

En stillingsbeskrivelse bør inneholde:

• Formålet med rollen
• Ansvaret som inngår
• De konkrete oppgavene som skal gjennomføres (handlingsplan)

Årshjul

Alle studentidrettslag bør ha et årshjul. Årshjulet sikrer forutsigbarhet i styrearbeidet og gir oversikt over flere områder i studentidrettslaget. Årshjulet kan tas opp på det første møtet hvert semester for å gi styret en oversikt over kommende arbeid. Årshjul kan lages i Excel eller gjennom andre verktøy som for eksempel plandisc.

Årshjulet bør inneholde:

• Kort beskrivelse av oppgave/frist
• Hvem som er ansvarlig for oppgaven/fristen
• Når oppgaven skal være gjennomført

Viktige oppgaver i et studentidrettslag som bør legges inn i klubbens årshjul:

• Medlemsregistrering
• Utfakturering av medlems- og treningsavgift(er)
• Prøvetreninger
• Samordna rapportering
• Årsmøtet
• Lukking av regnskap
• Sosiale arrangementer
• Sportslige arrangementer

Klubbhåndboka

En klubbhåndbok er et av klubbens mest nyttige verktøy. En klubbhåndbok skal svare på de viktigste spørsmålene om klubben og gjøre det enkelt å finne ut hva som gjelder internt. Den skal også sikre at det er kontinuitet i det som bestemmes og videreføres i klubben. Klubbhåndboka kan ha en liknende form som dette dokumentet, men bør begrense seg til hva som gjelder i egen klubb. Den bør fungere som et oppslagsverk for nye frivillige. Det sittende styret bør ha ansvar for å oppdatere klubbhåndboka i løpet av sin egen periode. For å forenkle arbeidet har NIF laget en mal for klubbhåndbok som kan brukes som utgangspunkt. NSIs administrasjon er også svært behjelpelige på sparring rundt utvikling/oppdatering av klubbhåndbøker. Dette er et av de viktigste verktøy for å sikre en flytende overlapp, som ofte blir omtalt som en utfordring i studentidretten.

Strategiplan

For større studentidrettslag kan en langsiktig plan eller strategi være et nyttig styringsverktøy. En strategiplan er et middel mot et eller flere mål for studentidrettslaget. En utfordring med strategiplaner er å begrense innholdet slik at de involverte faktisk kan fordele konkrete arbeidsoppgaver seg imellom. Vi anbefaler å sette av god tid til en strategiprosess og til å gjøre dette sammen med en av NSIs klubbveiledere. Vi har flere års erfaring med strategiarbeid og gjør dette gratis for alle studentidrettslag!

Varslingssaker

I Norges studentidrettsforbund skal alle være trygge. Si fra når du opplever noe som er et brudd på vårt reglement, etiske leveregler og retningslinjer. Vi ønsker å få vite om kritikkverdige forhold hos oss og er takknemlige for at du sier fra om du har opplevd eller vært vitne til uønskede hendelser, handlinger eller oppførsel. Vi tar alle varsler om kritikkverdige forhold på alvor.

Informasjon om varsling

• Hva betyr det å varsle og hvordan varsler du?

Å varsle betyr å si ifra eller advare om kritikkverdige eller ulovlige hendelser eller handlinger i ditt idrettslag, idrettsråd, særforbund eller idrettskrets.

Målet med å varsle er å si fra til en ansvarsperson som kan gjøre noe med det som er skjedd, ivareta personen(e) som eventuelt er blitt utsatt for noe kritikkverdig, og hindre at det skjer igjen.

Det er viktig at du sier ifra der hendelsen har skjedd. Det vil si at du bør si fra direkte til en ansvarsperson eller leder for den aktiviteten du er med i eller arrangement du har deltatt på.

Du kan si fra skriftlig via varslingsskjema, over telefonen eller ved personlig møte. Om du velger å si fra muntlig, anbefaler vi uansett at du selv fyller ut skjema for varsling slik at du forklarer med egne ord hva som har skjedd. Lenke til varslingsskjema finner du nedenfor.

• Hva bør du tenke på når du varsler?

Det er viktig at du som varsler føler deg trygg.  Her er noen råd og tips når du skal varsle:

• Før du skriver inn i skjema eller snakker med en ansvarsperson – Oppsummer for deg selv hva som har skjedd, hvem som er involvert og hvor det har skjedd.
• Prøv å være så konkret som mulig om det som har skjedd. Om det er flere hendelser, skill de gjerne fra hverandre og beskriv dem separat.
• Har du noen form for dokumentasjon på det som har skjedd, send dette inn med varselet. Det kan være bilder, sms, chat-meldinger, e-post, film, lydfiler m.m.
• Vet du om andre som enten har vært vitne til det som har skjedd eller opplevd lignende hendelser, inkluder gjerne navn og kontaktinformasjon til dem.

Ønsker du rådgivning om å varsle, enten i forkant eller underveis, ta kontakt med oss – se kontaktinfo nedenfor.

• Hva skjer når du har sendt inn varselet?

Etter at du har sendt inn et varsel, vil saken bli tildelt til to av våre saksbehandlere for varslingssaker. Du har mulighet til å kommunisere med dem gjennom hele behandlingen. Om du ikke hører noe innen 7 arbeidsdager, ta gjerne kontakt med oss for å være sikker på at varselet er mottatt.

Vi mottar alle varslingssaker gjennom løsningen Mitt varsel. Når et varsel sendes inn er det vår administrator Sofus Rasmussen som er den som vil ta imot varselet. Om du ønsker at første mottaker skal være en annen person, ta kontakt med oss over telefon.