Økonomi og økonomistyring

Styret er kollektivt ansvarlig for at idrettslagets midler brukes og forvaltes på en forsiktig måte i tråd med vedtak på årsmøte eller overordnet ledd. Det er viktig at styret som helhet setter seg inn i dette, og at styret har en økonomiansvarlig/kasserer som tar oppgaven på alvor. For å forenkle dette arbeidet har NIF utarbeidet en verktøykasse for økonomistyring. De to mest sentrale styringsverktøyene klubben bør bruke og kjenne til er budsjett og regnskap.

Rutiner

Idrettslaget bør utarbeide et årshjul for gjennomføring av årets økonomirutiner der alle frister settes i henhold til disse rutinene. Det er økonomiansvarlig/kasserer som følger opp økonomien mellom styremøtene. Status på økonomien bør være en styresak på samtlige styremøter.

Budsjett

Idrettslaget bør utarbeide et budsjett som inneholder alle hovedposter i regnskapet. Budsjettet vedtas på idrettslagets årsmøte, og er veiledende for styrets arbeid. Ved behov justerer styret budsjettet gjennom året. Budsjett for gruppene skal alltid godkjennes av hovedstyret.

Budsjettet skal være forståelig for medlemmene. Idrettslaget anbefales å bruke forenklet norsk standard kontoplan for å kunne få en god oversikt over kontoklassene. For å sikre god økonomistyring registreres budsjettene sammen med regnskapet (for eksempel i regnskapssystemet) slik at regnskapet kan sammenlignes med årets budsjett, både på gruppenivå og for idrettslaget som helhet. Både inntekter og kostnader skal fremkomme av budsjettet.

Eksempel på Inntekter:

Tildelinger og støtte
Sponsorkontrakter
Medlemsinntekter
Faste dugnader
Arrangementsinntekter

Eksempel på kostnader:

Aktivitetskostander
Arrangementskostnader
Kontrakter og avtaler
Lønn/honorar
Anlegg og leie
Administrative kostnader

Budsjettet skal være realistisk, og det skal ikke gå i underskudd med mindre det kan dekkes av positiv egenkapital. Det kan være nyttig å også utarbeide et likviditetsbudsjett, for å til enhver tid skal kunne ha oversikt over at det har tilstrekkelig med midler på bankkonto. Likviditetsbudsjettet hjelper idrettslaget å holde orden på kontantbeholdningen gjennom året. Likviditetsbudsjettet utarbeides årlig, men bør oppdateres hvert kvartal. Idrettslagets årshjul, budsjett og likviditetsbudsjett ligger som vedlegg til idrettslagets økonomihåndbok (se under)

Regnskap

Alle idrettslag er regnskaps- og revisjonspliktige, og skal utarbeide et årsregnskap som fastsettes etter regnskapsårets slutt. Årsregnskapet skal undertegnes av samtlige styremedlemmer. Idrettslaget skal følge alminnelig lovgivning for regnskap, og dersom idrettslaget har en årlig omsetning på fem millioner kroner eller mer, skal det engasjeres revisor. Dette er beskrevet i NIFs lov § 2-11 (Se maler og eksempel i verktøykasse).

Fullmakter i studentidrettslaget

Hovedstyret i klubben kan delegere myndighet til enkelte personer (og grupper) i idrettslaget. Uten fullmakt fra hovedstyret kan verken enkeltpersoner eller undergruppe(styre)r forplikte idrettslaget økonomisk eller inngå avtaler, f.eks. en sponsoravtale på drakter. Idrettslaget bør opprette en fullmaktsmatrise for å ha god oversikt over dette (se eksempel i verktøykasse). Hvem som har signaturrett og prokura skal også oppgis i Brønnøysundregisteret. En oversikt over hva som inngår i hver enkelt rolle bør ligge i klubbens rollebeskrivelser.

Bilag

Alle typer regnskapsbilag skal løpende leveres til klubbens økonomiansvarlig/kasserer, men senest innen fastsatt frist i internt årshjul. For arrangementer eller andre aktiviteter skal bilag leveres til økonomiansvarlig umiddelbart etter gjennomføring.

Internregnskap for lag/grupper

Kasserer/økonomiansvarlig bokfører alle kostnader og inntekter med avdelings-/prosjektkoder for å spesifisere på gruppe- og lagsnivå. Det bør utarbeides et internregnskap for grupper og lag hvert kvartal. Når lag-/gruppeleder mottar sitt internregnskap kontrolleres dette mot budsjett. Dersom internregnskapet ikke stemmer (eller avviker vesentlig fra budsjettet) bør lag-/gruppeleder ta kontakt med kasserer/økonomiansvarlig.

Avstemming av balansen (eiendeler og gjeld)

Studentidrettslaget avstemmer alle balanseposter minimum én gang pr. år. Bankkonti avstemmes månedlig, offentlige avgifter (skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift) pr. termin og øvrige balansekonti på kvartalsnivå (eller oftere hvis behov). Alle balanseposter skal avstemmes pr. 31.12, og det er kun reelle eiendels- og gjeldsposter som skal stå i klubbens balanse.

Årsregnskap

Årsavslutning skjer den 31.12 hvert år. Klubbens årsregnskap inneholder resultatregnskap for hele studentidrettslaget (inkludert gruppene), en balanseoversikt (eiendeler, gjeld og egenkapital) samt et noteoppsett med pliktige (og relevante) opplysninger. Årsregnskapet signeres av alle styrets medlemmer og fremlegges på årsmøtet i revidert versjon.Pr. 31.12 bør studentidrettslaget gå gjennom sine regnskap for å:

Avsette for opptjente inntekter (inntekt som gjelder år 1, men man får den først innbetalt i år 2).
Periodisere forskuddsbetalte inntekter (man har mottatt innbetaling i år 1, men den gjelder for år 2).
Avsette for påløpte kostnader (kostnaden gjelder år 1, men faktura e.l. kommer ikke før i år 2)
Periodisere forskuddsbetalte kostnader (faktura betales i år 1, mens kostnaden gjelder år 2)

Økonomiske misligheter

Økonomiske misligheter er en fellesbetegnelse for tyveri, underslag i kasse og bank, korrupsjon, regnskapsmanipulasjon, urettmessig belastning av private utgifter mm. Hvis det er mistanke om økonomiske misligheter eller det avdekkes økonomiske misligheter i klubben, skal det søkes bistand hos f.eks. idrettskretsen, studentidrettsforbundet, evt. revisor, regnskapsfører og/eller kontrollutvalg.

Merverdiavgift

Idrettslag kan søke om kompensasjon for merverdiavgift (momskompensasjon) hvert år. Formålet med ordningen er å kompensere de kostnader som frivillige organisasjoner har til merverdiavgift ved kjøp av varer og tjenester.

Skatt

Idrettslag er i utgangspunktet ikke skattepliktige, men dersom idrettslaget har ansatte, utbetaler honorarer over 10.000 kr, kjøregodtgjørelse e.l., kan dette medføre innberetningsplikt og plikt til å betale arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk. Se skatteetatens informasjon om skatt for frivillige organisasjoner.

Studentidrettens klubbhåndbok